Šestnáct společností, čtyři měsíce příprav, tři měsíce implementace a jedna funkční platforma. Tak stručně by se dal shrnout přechod na nový systém pro evidenci docházky skupiny FWG atlantiso.

Rosteme, FWG atlantiso dnes čítá přes 200 zaměstnanců. V oblasti HR jsme pokročili k dalšímu kroku zavádění změn a zaměřili se na evidenci docházky. Stávající systém excelovských tabulek byl již nedostatečný, a to především z důvodu náročnosti zpracování zaznamenávaných informací, zároveň byl nevyhovující z pohledu legislativy. Protože jsme potřebovali platformu pro docházku implementovat v 16 společnostech, která spadají pod křídla FWG atlantiso, požadavků na funkcionality bylo mnoho. Výběrové řízení dodavatele docházkového systému se podařilo až na druhý pokus. Napoprvé jsme nabízené řešení od externího dodavatele nemohli přijmout zejména pro jeho nedostatečnou pružnost „ohýbat“ systém pro naše potřeby. Napodruhé jsme ale našli již to pravé – docházkový systém Aktion.NEXT od společnosti EFG CZ. Nabízí skvělý poměr cena/výkon a zároveň také možnosti, jak ho využít ve všech našich společnostech. Řešení bylo vybráno a ta největší práce, zavedení systému do jednotlivých společností, začala.

Jak proces přechodu nebo implementace na nový docházkový systém pobíhal?

V první fázi jsme hledali soulad v rozdílných potřebách společností FWG atlantiso spolu s požadavky vedení a možnostmi systému.

Naše základní požadavky byly:

• Evidence veškerých personálních dat o zaměstnancích v jednotném systému.
• Online zpracování žádostí o dovolenou, různých druhů pracovních nepřítomností a home office.
• Vedení docházky pro zaměstnance pracující na hlavní pracovní poměr, na zkrácené úvazky, pro ty, kteří jsou zaměstnáni na další typy pracovních smluv, ale také pro spolupracující OSVČ.

S dodavatelem docházkového systému jsme intenzivně řešili jeho další možnosti: Zda zvolíme-li uživatelské rozhraní ve webové aplikaci, v mobilním telefonu nebo budeme instalovat pevné terminály. Zda je pro zaměstnance vhodnější přístupová karta, čip, otisk prstu nebo snímání očního pozadí. Jak nastavit „přísnost“ sytému – zda nás zajímá přesný čas příchodu a odchodu pracovníka, nebo naopak měříme každou odpracovanou minutu. Veškeré požadavky jsme konzultovali s vedením našich společností a snažili se nalézt ta nejoptimálnější řešení.

Ve druhé fázi přechodu na nový docházkový modul jsme importovali již existující data o zaměstnancích do systému. Pro jednotlivá oddělení firem bylo nutné doplnit organizační

struktury. Pro budoucí proces schvalování jsme definovali vztahy nadřízený – podřízený. V souladu s pracovními smlouvami jsme nastavovali také délky pracovních směn a další podstatné parametry pro customizaci řešení.

Třetí fází bylo a je plnohodnotné zapojení jednotlivých společností do systému s každodenním využitím. Jak jsme již zmiňovali, každá společnost má na docházku specifické požadavky, a bylo nutné vše do detailů nastavit. Pro názornost uveďme příklad dceřiné společnosti ISC communication, kde jsme implementovali evidenci docházky osobními čipy spolu se snímači pro sklad, režim mobilní aplikace v kombinaci s webovým rozhraním a automatické doplňování docházky pro produktové manažery.

Aktuálně nastavujeme docházkový systém v posledních 2 společnostech VICOM a PrimeCall. Ty mají, vzhledem k složitějšímu pracovnímu prostředí, nejvíce požadavků. V průběhu července 2022 již spustíme docházkový systém u všech firem skupiny naplno.

Docházkový systém bude plně funkční a implementovaný, ale tím naše práce nekončí. V následujících týdnech a měsících budeme modul stále zdokonalovat a přizpůsobovat potřebám HR, účetního oddělení, nadřízených, managementu společnosti ale také samotných zaměstnanců.

Co říct závěrem? I zde platí, že vše je o lidech a my máme na lidi štěstí. Poděkování patří zaměstnancům, že přijali změnu docházkového systému pozitivně. A ještě větší poděkování bychom rádi poslali těm, kdo svými připomínkami pomáhali a stále pomáhají systém zdokonalovat.